İlaçlama firması değişince kayıtlara ne olur?
Firma değişti, arşiv de onunla gitti. Uygulayıcı firmayı değiştirmek olağan bir karardır. Sorun, geçmiş kayıtların çoğu zaman firmanın klasöründe durması: yeni dönem başlarken eski dönem elde kalmıyor. Bu sayfa neyin kaybolduğunu, devirde neyin istenmesi gerektiğini ve sözleşmeye ne yazılacağını anlatır.
Uygulayıcı firmanın değişmesi olağan bir şey; sorun değişimin kendisi değil, arşivin nerede tutulduğu. Kayıt hizmeti verenin klasöründeyse dönem bittiğinde geçmiş de biter.
Firma değişince ne oluyor.
Sıralama her seferinde aynı işler; kimsenin kötü niyeti olması gerekmez.
- İhale veya fiyat nedeniyle uygulayıcı firma değişir; bu normaldir ve sözleşmeye aykırı bir tarafı yoktur.
- Belgelerin tek nüshası uygulayıcıdaysa, dönem bittiğinde geçmişe erişim de biter.
- Yeni firma sıfırdan başlar: yeni kroki, yeni numaralandırma, yeni istasyon serisi.
- İstasyon numaraları değişince eski kayıtlar yeni kayıtlarla karşılaştırılamaz; trend kopar.
- Denetçi geçmiş dönem istediğinde elde yalnız son dönem kalır; bu bir dosya eksikliği olarak yazılır.
- Kayıp geri alınamaz: geçmiş uygulama kaydı sonradan yeniden üretilebilecek bir şey değildir.
Ayrılan firmadan ne istenir.
Bu liste sözleşmenizin ekine konabilecek sadelikte tutuldu; teslim tutanağının kalemleri de aynıdır.
| Kalem | Kimden | Kapsam | Neden |
|---|---|---|---|
| EK-1 nüshaları | Ayrılan firma | Dönemin tamamı, tarih sırasıyla | Uygulamanın yapıldığının kanıtı. |
| Güncel istasyon krokisi | Ayrılan firma | Son revizyon + varsa önceki sürümler | Yeni firma aynı seriyi devam ettirebilsin. |
| İstasyon listesi | Ayrılan firma | Numara, tip, konum | Sahadaki etiketlerle eşleşme korunur. |
| İzleme ve yakalama kayıtları | Ayrılan firma | İstasyon bazında dönem verisi | Trend serisi kopmaz. |
| Düzeltici faaliyet kayıtları | Ayrılan firma | Açık ve kapanmış tüm kayıtlar | Açık kalan aksiyon yeni firmaya devredilir. |
| Kullanılan ürün listesi | Ayrılan firma | Ürün, ruhsat bilgisi, SDS | Direnç yönetimi ve ürün geçmişi. |
| Açık aksiyon listesi | İşletme + ayrılan firma | Yapısal iyileştirme talepleri | Talepler devirde kaybolmasın. |
Dört adım.
- 01
Sözleşme bitmeden isteyin
Devir talebini fesih/bitiş tarihinden önce yazılı yapın. Sözleşme bittikten sonra karşı tarafın yükümlülüğü tartışmaya açılır.
- 02
Yazılı ve dijital alın
Klasör teslimi yetmez; dosyaların okunabilir dijital kopyasını da isteyin ve teslim tutanağı imzalayın.
- 03
Yeni firmaya devredin
Yeni firma krokiyi ve istasyon numaralarını sıfırlamak yerine devralsın; değişiklik gerekiyorsa revizyon olarak işlensin.
- 04
Seriyi kontrol edin
Devir sonrası ilk ziyarette numaraların sahayla ve eski kayıtla tuttuğunu doğrulayın.
Asıl çözüm bir yıl önce yazılır.
Devir sorunu çoğunlukla sözleşme aşamasında çözülür. Aşağıdaki taslak, sözleşmeye eklenebilecek bir kayıt devri maddesinin iskeletidir; hukuki metin değildir, kendi hukuk biriminizle uyarlayın.
Hizmet kapsamında üretilen tüm kayıtlar — uygulama belgeleri (EK-1), istasyon krokisi ve revizyonları, istasyon listesi, izleme ve yakalama verileri, düzeltici faaliyet kayıtları ve kullanılan ürünlere ait bilgi ve belgeler — İşveren'e aittir.
Yüklenici, bu kayıtların bir nüshasını üretildiği anda İşveren'e teslim eder ve kendi arşivinde tutmaya devam eder. Sözleşmenin sona ermesi hâlinde Yüklenici, sözleşme süresinin tamamını kapsayan kayıtları okunabilir dijital biçimde ve teslim tutanağı ile İşveren'e devreder. Teslim, sözleşmenin sona erme tarihinden itibaren [ ] gün içinde tamamlanır.
İstasyon numaralandırması İşveren'in tesisine ait olup, Yüklenici değişikliğinde mevcut numaralandırma korunur; değişiklik gerekiyorsa kroki revizyonu olarak işlenir ve önceki sürüm arşivde saklanır.
Köşeli parantezli alanı kendi sürelerinizle doldurun. Metin bir örnektir; sözleşmenizin hukuki dili, sorumluluk ve gizlilik maddeleriyle uyumunu hukuk biriminiz veya avukatınız değerlendirmelidir.
Sık yapılan hatalar.
- Devir talebinin sözleşme bittikten sonra yapılması.
- Yalnız son yılın klasörünün istenmesi; denetçinin sorduğu dönem genelde daha uzundur.
- Yeni firmanın istasyonları baştan numaralandırması ve eski serinin okunamaz hale gelmesi.
- Dijital kopyanın istenmemesi; klasör kaybolduğunda yedek kalmaması.
- Devir tutanağının imzalanmaması; sonradan neyin teslim edildiği tartışmalı hale gelmesi.
- Açık düzeltici faaliyetlerin devredilmemesi, aynı sorunun aylar sonra yeniden bulgu olarak çıkması.
Kaydın alıcıda kalması ne demek.
jetek1.com'u ilaçlama firmaları kullanır; hizmet verdikleri işletmenin de kendi hesabı olur. Belge arşivi ve istasyon geçmişi o hesapta durduğu için, uygulayıcı firma değiştiğinde geçmiş dönem işletmede kalır. Çok şubeli yapılarda şubeler tek hesap altında listelenir ve elinizdeki bir belgeyi jetek1.com/belge üzerinden koduyla doğrulayabilirsiniz.
- Belge arşivi — geçmiş EK-1 nüshaları işletmenin kendi panelinde.
- İstasyon geçmişi — kayıt istasyon numarasına bağlı; seri firma değişse de devam eder.
- Karekod doğrulama — kağıdın gerçekliği koddan teyit edilir.
Bu sayfa hukuki veya denetim danışmanlığı değildir. Kayıt mülkiyeti, saklama süresi ve devir yükümlülüğü sözleşmenize, tabi olduğunuz standarda ve yürürlükteki mevzuata göre belirlenir; burada hiçbir madde numarası verilmemiştir. Taslak sözleşme metnini kullanmadan önce hukuk biriminize ve gıda güvenliği danışmanınıza gösterin.